Diferencia de una caja registradora y un TPV

Es común encontrar comerciantes con cierta costumbre o apego al uso de caja registradora, combinada con punto de venta, para el registro y control de sus ventas diarias. También es común que la gente se refiera a todo ese conjunto como simplemente “caja registradora”.

En la actualidad, el uso de estos sistemas para gestionar todo lo relacionado a las ventas en un negocio ha disminuido gracias a la aparición de sistemas informáticos más completos, denominados como Terminal Punto de Venta o TPV, capaces de realmente gestionar integralmente esa actividad, pudiendo registrar la venta propiamente dicha, realizar el cobro, emitir recibo, actualizar el inventario, entre otras tareas.

Por ello es importante conocer la diferencia entre una caja registradora y un sistema TPV, además de las ventajas, para que pueda reconocer la necesidad de migrar o adquirir este sistema para su negocio.

¿Qué son las cajas registradoras?

Una caja registradora es una unidad, mecánica o electrónica, diseñada para realizar el cálculo y facturación de la compra de un cliente. Estos dispositivos traen integrado un cajón para guardar el dinero y usualmente al cerrarse se da por terminada la transacción comercial.

¿Qué es un Terminal Punto de Venta o TPV?

Es un sistema informático muy completo diseñado para la gestión y control de todo el proceso de la venta incluyendo facturación, cobro, inventario, etc. Algunos TPV son capaces de integrarse a otras funciones y llegar incluso a gestionar compras, proveedores, entre otros.

¿Qué diferencias existen entre los TPV y las cajas registradoras?

Con sólo leer sus definiciones se pueden vislumbrar algunas diferencias entre ambos sistemas, las cuales podemos puntualizar en:

Plataforma de funcionamiento

Puede decirse que esta es la principal diferencia entre ambos. El TPV es un software que funciona instalado en un computador, pudiendo utilizar tablets o Smartphone para movilidad. Por su parte, la caja registradora es un sistema cerrado diseñado y programado por su fabricante. El TPV, al ser una arquitectura más abierta, se puede adaptar o customizar más fácilmente para adaptarse a las necesidades reales de su negocio.

Instalación y configuración

Este realmente es el más importante punto a favor que las cajas registradoras poseen, ya que éstas están diseñadas, usualmente, para ser Plug and Play; es decir, que al conectarlas a la corriente ya están listas para ser usadas. Sólo faltaría introducir los productos y sus detalles con el sistema de ingreso de datos que posea (pistola lectora de códigos, manual, etc), y al alimentar con papel la máquina ya está lista para usar.

La instalación y configuración de un TPV suele ser algo más compleja. Primero se debe instalar y configurar un computador por completo con todos los periféricos que requiera, seguidamente debe instalar el software TPV y dedicar el tiempo necesario a configurarlo según sus requerimientos (modos de pago, tipo, tickets y otras opciones de usuarios), luego debe llenar la base de datos con los productos, sus detalle y códigos. La buena noticia es que este proceso es sólo una vez, luego únicamente se actualizará la base de datos según se ingresen nuevos productos.

Adquisición de datos

Esto se refiere a la manera de ingreso de datos al sistema. En las cajas registradoras la entrada de datos se realiza principalmente mediante el teclado, con las limitaciones que esto posee, aunque algunos modelos más modernos pueden traer integrado una pistola lectora de códigos que facilita un poco el proceso. Los TPV cuentan con varias opciones para este proceso, teclado, pistola lectora de códigos, pantallas táctiles, mouse, etc.

Impresión del ticket

La impresora de tickets viene integrada o incluida en las cajas registradoras convencionales; mientras que con los TPV se utiliza la impresora como periférico del computador, ésta puede ser especializada como las impresoras fiscales o una impresora común.

Manejo de la información 

Por las limitaciones propias del dispositivo, con las cajas registradoras sólo se pueden realizar procesos básicos como la facturación, cobro e impresión del ticket; imposibilitando el manejo de muchos datos históricos que le permitirán analizar sus ventas a lo largo del tiempo, márgenes de ganancia, inventario, etc, y esta información únicamente no es vital para los procesos contables sino para también para el proceso de toma de decisiones de compras, marketing, manejo de inventario, entre otras cosas.

En la actualidad, hasta los TPV más sencillos, manejan estos procesos y generan una amplia gama de informes que lo ayudan a la gestión financiera, contable, administrativa y visión de su negocio; utilizando incluso todos esos datos almacenados para aplicar Inteligencia de Negocios y potenciar sus decisiones con elementos que no son visibles a simple vista.

Mantenimiento

En algún momento ambos sistemas requerirán algún tipo de mantenimiento, sin embargo en este aspecto el TPV también supera a la caja registradora.

Para la revisión y mantenimiento de una caja registradora se debe recurrir al servicio técnico especializado autorizado por la marca del dispositivo. Esto implica depender de la disponibilidad del técnico y en la mayoría de los casos altas facturas por el servicio.

Sin embargo con los TPV se puede utilizar asistencia remota para la resolución de problemas sencillos, lo que baja considerablemente los costos asociados. En los TPV más modernos que utilizan “la nube”, es probable que el proveedor del servicio sea quien note los fallos o problemas primero y los resuelva, usualmente esa supervisión y mantenimiento no es un costo adicional sino que va incluido en las cuotas de pago al proveedor del servicio en la nube.

¿Cuáles ventajas tiene un TPV sobre las cajas registradoras?

Un TPV tiene muchas ventajas con respecto a las cajas registradoras, entre las que destacan:

• Los TPV simplifican el proceso de contabilidad al tener todo registrado históricamente; mientras que las cajas registradoras obligan a realizar la contabilidad revisando cientos de recibos.
• Con los TPV se tiene manejo de inventario completo porque cada venta resta los artículos del stock así que puede conocer la existencia en cualquier momento. Esto no es posible con las cajas registradoras.
• Los TPV manejan registros históricos por lo cual podrá revisar cuando desee los periodos anteriores. El manejo de estos registros ayuda a la toma de decisiones en el futuro, son utilizados en marketing, etc.
• Al controlar inventario, con los TPV usted puede controlar sus compras, algunos de ellos pueden incluso alertar cuando un producto llega a un punto de reposición antes de agotarse, manteniendo siempre un stock del producto en su inventario.
• Con los TPV los errores humanos se reducen al mínimo porque todo el proceso está automatizado.
• Los TPV pueden integrarse con distintos sistemas para controlar otros procesos y tener un control integral del negocio.
• El ciclo de venta con los TPV es más corto porque  proceso de facturación y cobro es más rápido y se reducen las colas.
• En los TPV puede personalizar el ticket con mayor detalle que con una caja registradora.
• El mantenimiento en los TPV es más rápido y menos costoso

En definitiva, un TPV no solo facilita la operación de su negocio y cumple los objetivos fiscales de emisión de factura y contabilidad, sino que logra una gestión integral del proceso de venta que puede expandirse a otras áreas de su negocio. El mantener informatizada esta información le permitirá tener una mejor gestión y control del negocio en el presente y poseer la suficiente información registrada para la toma de decisiones en el futuro, lo cual se traduce implícitamente en satisfacción para sus clientes.

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