Cajones inteligentes: ¿Cómo ayudan a mejorar tu negocio de hostelería?

A pesar de la incorporación de modernos y novedosos medios de pago electrónico, el uso de efectivo sigue teniendo preferencia como método de pago sobre todo cuando son pequeñas cantidades de dinero.

El manejo de efectivo siempre ha sido un asunto delicado en los negocios. Los problemas de cuadre de caja al cambiar de turno de trabajo o cierre de la jornada laboral constantemente han sido un dolor de cabeza tanto para quien gerencia el lugar como para los empleados involucrados con el manejo de dicho efectivo. Los billetes falsos, errores en el cambio del cliente, cobros incorrectos y hurtos son algunos de los problemas asociados al manejo de dinero, tanto en billetes como en monedas; que no sólo causan pérdida de rentabilidad sino que también pueden ocasionar tensiones o malentendidos innecesarios. Otro problema a tomar en cuenta es que los billetes y monedas son agentes portadores de gérmenes y / o alérgenos y este es un factor sumamente importante a considerar en el ramo hostelero.

Para subsanar algunos de estos problemas, en antaño era común el uso de cajas registradoras o cajones portamonedas que tenían compartimentos donde se guardaban los distintos tipos de billetes o monedas. Solo se abrían mediante una llave para tener acceso al efectivo y alertaban con un fuerte sonido que alguien estaba accediendo al dinero, pero a pesar de las medidas de orden y seguridad, seguían siendo insuficientes para resolver los problemas de gestión de efectivo antes mencionados.

Los cajones inteligentes son una nueva tecnología que vino para suplantar a las antiguas cajas registradoras automatizando y simplificando todos los procesos relacionados al manejo de efectivo y resolver o mitigar los problemas asociados al mismo.

Particularmente, los problemas con el manejo de efectivo son frecuentes dentro de los negocios de hostelería, independientemente si es un bar, cafetería, pizzería, restaurante, etc, ya que la rapidez en la atención al cliente es primordial, y esto incluye el momento de cobrar el producto o servicio, por eso este sector es propenso a los errores antes descritos. Todo esto ha causado que la automatización de los negocios del sector hostelero sea muy solicitada y es aquí donde la implementación de los cajones inteligentes son una propuesta de valor para los negocios hosteleros.

¿Qué son los cajones inteligentes?

Los cajones inteligentes son unidades de hardware completas y compactas que realizan la gestión del manejo de efectivo de manera automática, segura y eficiente.

Estos cajones también son llamados cajones automáticos para TPV ya que se integran a su Terminal Punto de Venta y complementan la automatización del proceso de venta en los negocios, dándole mayor celeridad y seguridad.

En los negocios de hostelería, donde el flujo de efectivo en billetes o monedas es constante, la implementación de los cajones inteligentes es altamente beneficiosa porque ayudará a la gestión diaria del efectivo, minimiza las mermas por hurtos o errores y en definitiva incrementará la rentabilidad.

¿Cómo funciona un cajón inteligente?

Como ya fue descrito, un cajón inteligente es una unidad o sistema que se conecta al TPV para gestionar el cobro del proceso de venta. Esta conexión puede realizarse mediante puertos USB, puertos serie o conexiones de red, esto dependerá del cajón inteligente que se utilice.

Para poder ver el flujo de efectivo en la mayoría de los cajones inteligentes, se ingresa a través de un navegador web desde cualquier dispositivo con conexión a Internet y de allí puede saber los movimientos y el total de efectivo que se encuentra dentro de la unidad.

Cuando se realiza una venta se ingresa el efectivo dado por el cliente al cajón y éste automáticamente devuelve el cambio correcto, sin errores, sin mayor manipulación del efectivo y con la respectiva comprobación de que los billetes y / o monedas ingresados no sean falsos y sean de curso legal. Dependiendo de las características del negocio, el ingreso del dinero puede ser hecho por el propio cliente, evitando así xque el dependiente interactué con el dinero.

Al momento de realizar el cierre de caja, la caja inteligente lo hace rápidamente, sin errores y logrando un cuadre de caja perfecto. A partir de ese momento usted podrá retirar el efectivo de la misma.

Ventajas de utilizar cajones inteligentes en negocios de hostelería

Por la rapidez de operación que caracteriza a los negocios de hostelería, la implementación de cajones inteligentes les genera las siguientes ventajas:

Dar cambio sin errores

Al ser completamente automatizado el proceso, no hay errores en el cambio que se debe devolver al cliente. Los cajones inteligentes garantizan que el cambio es siempre exacto.

Apertura y cierre de caja perfecto

En hostelería es común que existan diferentes turnos de trabajo y siempre se debe dejar las cuentas claras entre un turno y el siguiente.

Con los cajones inteligentes se optimizan y automatizan los procesos de apertura y cierre de caja por lo que la caja siempre cuadra; además, al no haber manipulación de dinero por parte de los empleados, no hay necesidad de cierre y cuadre de caja al finalizar cada turno. Esto es altamente beneficioso para los empleados porque estas actividades requieren mucho tiempo y a veces se presentan problemas al no cuadrar las cuentas y requieren que los empleados se queden tiempo adicional antes de salir de su turno.

Al automatizar estos procesos no hay cabida a los errores humanos, se optimiza el tiempo para emplearlo en tareas más importantes como la atención al cliente.

Mejora la atención al cliente

Al no invertir tiempo en tareas tediosas como el cuadre de caja y contar constantemente dinero para cobrar y dar cambio, los empleados disponen de más tiempo para dedicarse a la atención de los clientes. Otro aspecto importante es que al no haber nunca errores en la entrega de los cambios o que un cliente reciba un billete falso, aumenta la confiabilidad en el negocio.

Además al reducir al mínimo la manipulación de dinero mejora la higiene de su establecimiento y este es un factor muy apreciado por los clientes en negocios de hostelería.

Detección automática de dinero falso

Los cajones inteligentes vienen equipados con un sistema que detecta automáticamente los billetes y monedas falsos o que no son de curso legal (como los provenientes de otros países).

La circulación de billetes falsos es un asunto que se debe atender en los negocios de hostelería porque no sólo implica que alguien disfrutará de productos o servicios de manera fraudulenta sino también que estas monedas o billetes falsos sean dados como cambio a algún cliente, generando desconfianza en el negocio.

Mayor seguridad en el manejo del dinero

Con los cajones inteligentes el dinero no está a la vista y no hay manipulación luego de ingresado a la caja, por lo cual está a salvo de hurtos, pérdidas y errores. Para retirar el dinero es necesaria una llave porque estas cajas no son fáciles de abrir. La implementación de cajones inteligentes en su negocio disuade a los delincuentes de querer robarle, por las dificultades de no tener fácil acceso al efectivo, ya que al contrario de las cajas registradoras, éstos no se abren en cada transacción, evitando tener acceso constante a lo contenido en el cajón.

Algunos modelos de esos cajones poseen medidas de retardo programado de apertura que dificultan aún más el acceso al dinero.

Con estas medidas que desalientan a los maleantes de querer robar su establecimiento no solo se protege el dinero contenido en el cajón sino también la integridad de clientes y empleados.

Conoce en cualquier momento la disponibilidad en caja

En todo momento se puede conocer la cantidad de efectivo que se encuentra en el cajón, discriminando según la distribución de las diferentes denominaciones de billetes y monedas, algunos incluso pueden alertar cuando se tienen niveles bajos de efectivo de baja denominación para los cambios.

Con esto puede evitar a tiempo quedarse sin cambio, ya que la falta de cambio causa retrasos en la atención al cliente y esto atenta en contra de su imagen.

Flexibilidad en los turnos de trabajo

Como la apertura, cierre y cuadre de caja se realiza de manera automática y sin errores, además cualquier empleado puede realizar los cobros porque es el cajón quien se encargará de guardarlos y devolver el cambio, esto da libertad para hacer movimientos en los empleados de cada turno o flexibilizar los turnos de trabajo. Esto le da ciertas comodidades a sus empleados y a su negocio la posibilidad de un manejo más eficiente de su planta de trabajadores.

Evita errores humanos

Por muy eficiente que sea un trabajador no está exento de cometer algún pequeño error al dar un cambio de manera equivocada, realizar un cobro indebido, etc. Con los cajones inteligentes estas posibilidades no existen y esta es una gran ventaja sobre todo en los negocios de hostelería de alto flujo y rapidez de operación donde las mermas por errores humanos son muy frecuentes por ser ambientes de alto stress.

Mayor higiene

Los billetes y monedas al colocarse en cualquier superficie, caerse al piso, ir de mano en mano, entre otras, están llenos de bacterias, gérmenes, alérgenos y otros contaminantes. Con los cajones inteligentes se aumenta la confianza del cliente en el negocio porque ellos están conscientes que esos dispositivos mejoran la higiene minimizando el contacto de los empleados con el efectivo.

¿Cómo mejora la gestión de los negocios de hostelería con el uso de los cajones inteligentes?

Con todas las ventajas que se dieron a conocer, es fácil vislumbrar que con el uso de los cajones inteligentes mejora la gestión de su negocio hostelero porque tendrá un mayor control sobre sus ingresos de efectivo. Esto, en combinación con su TPV, le permitirá saber en cualquier momento su disponibilidad de caja; además al aumentar la seguridad aumenta también su rentabilidad porque disminuyen los errores en cobros y cambios, robos, pequeños hurtos, billetes falsos y demás elementos que merman sus ganancias.

Otro factor importante que mejora en la gestión de los negocios hosteleros que usan cajones inteligentes es el manejo del tiempo, porque este se invierte en tareas realmente importantes, como la atención del cliente, y deja de utilizarse en reconteo de dinero, cuadres de caja y otras actividades similares que además de generar tensión en los empleados consume buena parte de la jornada.

En definitiva, son indiscutibles las ventajas que para los negocios hosteleros tienen los cajones inteligentes, por eso su implementación está más que recomendada, sin embargo debe analizar según su modelo de negocio cual de los disponibles en el mercado es el que más se adapta a sus requerimientos funcionales y no funcionales.

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